Interne Dienstverlening
In 2025 zal dit team zich los van de going concern zaken, projecten en investeringen zoals benoemd richten op de volgende speerpunten:
Cluster Facilitair
De verwachting is dat ook in 2025 de vluchtelingen- en asielzoekersopvang nog actief is in beide gemeenten. Tevens verwachten we uitvoering te kunnen gaan geven aan een in 2024 vastgestelde huisvestingsvisie die in beide gemeenten maar ook voor Duo+ van belang wordt in de werkvorm die past bij de organisaties en de te verwachten groei. De fysieke uitgaande postverzending neemt sinds een aantal jaren enorm toe. Getracht wordt de kostenverhoging organisatiebreed op te vangen door andere vormen van verzending te kiezen, de totale kostenverrekening van uitgaande post (Duo+, Ouder-Amstel en Uithoorn) te centraliseren, strakker te sturen op goedkopere verzendmethodieken (24/48 uur) en hier actief over te communiceren. Toch zien we vanwege de verschillende dienstverleningsprogramma's de behoefte toenemen om inwoners met mailings, nieuwsbrieven en ander soortige fysieke communicatie te bereiken.
Cluster Postintake en Archief
Digitaal werken ontwikkelt zich in hoog tempo en hier moet blijvend op ingespeeld worden, ook in 2025. Duo+ heeft hierbij de verantwoordelijkheid om kennis te delen, taken in te richten en te adviseren over de werkprocessen om de archieven kwalitatief op orde te krijgen en te houden. Daarnaast hebben alle organisaties een eigen verantwoordelijkheid om zaakgericht te werken en er voor te zorgen dat er geen achterstanden ontstaan. Sinds 2020 vallen alle vier de organisaties onder verzwaard toezicht in het kader van het interbestuurlijk toezicht (IBT). De afspraak is dat zaakgericht werken ook na 2024 en verder volledig geborgd is en blijft in de vier organisaties. Daarnaast zal er aandacht zijn hoe het zaaksysteem leidinggevenden en medewerkers meer kunnen faciliteren in hun werkzaamheden. In 2024 is het programma Informatiehuishouding op orde van start gegaan, gefinancieerd uit de WOO-vergoeding. Dit betekent dat er actief ook voor dit cluster een taakverschuiving en andere manier van werken wordt gevraagd, hier is in 2023 reeds mee gestart en in 2024 verder vorm aan gegeven. In 2025 wordt verwacht - gericht op de vervanging van het zaaksysteem - er nog meer grip op te hebben.
Cluster Servicedesk
In 2024 is de verdere verbreding van de dienstverlening ingezet en gaat P&O net als andere Bedrijfsvoeringsteams (ID, I&A, Financiën) actiever en breder met de applicatie Topdesk werken. Een vermoedelijke verschuiving van (intake) taken uit deze teams kan in 2025 tot uitvoering worden gebracht. Tevens wordt een verdere groei van het gebruik van de applicatie door backoffices verwacht; het bestuurssecretariaat van één van de DUO-gemeente gaat met Topdesk werken, daarnaast gaat het team Dagelijks Onderhoud intensiever met Topdesk werken. Bovendien, aangezien alle organisaties blijven groeien, zal het aantal meldingen en dus de het dienstverleningsaanbod ook blijven groeien. Groei van formatie voor dit cluster is daarom noodzakelijk in 2025.